TIETOSUOJASELOSTE

  1. Rekisterin nimi:
    Tallink Silja Oy rekrytointirekisteri

    Controller
    Tallink Silja Oy
    Y-tunnus: 0144296-7
    PL 100, Tyynenmerenkatu 9, 00181 Helsinki

    Yhteyshenkilö:
    Petri Ojala, rekrytointipäällikkö, postiosoite PL 100, 00181, Helsinki. Puhelin 09-18041. Sähköposti rekry@tallinksilja.com.

    Hakemusta, työnhakua ja omia tietoja koskevat tiedustelut ja pyynnöt tulee osoittaa ensisijaisesti rekisteristä vastaavalle työnantajalle eli rekisterinpitäjälle.
  2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja säilytysaika:
    Tietojen käsittelyn tarkoituksena on ylläpitää tietoja Tallink Silja Oy:hyn hakeneista työnhakijoista HR-rekrytointitiimin ja rekrytoivien esimiesten käyttöön. Käytämme näitä tietoja ottaaksemme sinuun yhteyttä ja sopiaksemme haastattelun tai määrittääksemme, oletko soveltuva hakija hakemaasi työpaikkaan. Hakemus voi koskea tiettyä tehtävää tai olla ns. avoin hakemus.

    Säilytämme hakemuksia 730 vuorokautta hakemuksen jättämisestä tai sen päivittämisestä. Tietoja voidaan käsitellä palvelussa tätäkin kauemmin esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity on valittu organisaatioon työntekijäksi tai sijaiseksi. Pyynnöstä henkilön kaikki tiedot poistetaan järjestelmästä välittömästi, eikä tietoja voi tämän jälkeen enää palauttaa.

    Tietokannan tietoja voidaan käyttää erilaisten tilastojen ja analyysien laatimiseen. Tietoja käytetään tällöin anonyymisti, eikä yksittäisiä hakijoita voi tunnistaa käytettyjen tietojen perusteella.
  3. Rekisterin tietosisältö:
    Työhakemuslomakkeisiin sisältyvät seuraavat tiedot, joista osa on pakollisia ja osa vapaaehtoisia: tieto siitä, millaista työtä henkilö hakee tai millaisista tehtävistä hakija on kiinnostunut, hakijan nimi, syntymäaika, yhteystiedot, kuten sähköposti, ja osoite, valokuva, kansallisuus, koulutus- ja työkokemustiedot, mahdollinen palkkatoive, tiedot suosittelijoista ja siitä, mistä hakija on saanut tiedon työpaikasta. Lisäksi myös rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit, tallennettavat tiedostot ja työnantajan tekemät muistiinpanot.

    Valittujen henkilöiden (esim. työntekijät ja sijaiset) osalta palveluun voidaan tallentaa tietoja, joita tarvitaan työsuhteeseen kuuluvien tehtävien ja velvoitteiden kuten palkanmaksun suorittamiseen. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi sähköpostiosoite ja muut yhteystiedot.

    Näiden lisäksi tietoja LAURA Rekrytointi Oy voi kerätä seuraavissa tapauksissa:

    Vastaanottajan sähköpostiosoite, jos työpaikkailmoituksesta lähetetään vinkki “Kerro kaverille”-toiminnolla.

    Vastaanottajan sähköpostiosoite ja käytetyt hakuehdot, jos avoimista työpaikkailmoituksista tilataan automaattinen ilmoitus “Hakuvahti”-toiminnolla.
  4. Säännönmukaiset tietolähteet ja käsittelyn oikeusperuste:
    Tietokannan tiedot perustuvat yksinomaan hakijan itsensä järjestelmään jättämiin tietoihin ja liittämiin liitteisiin. Tietojen käsittely perustuu hakijan suostumukseen.

    Työsuhteen osalta (esim. sijaisuudet) henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on työsopimuksen mukaisten asioiden hoitaminen. (Yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1b.)
  5. Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset ja siirrot:
    Henkilötietoja Tallink Silja Oy:llä käsittelevät kyseissä rekrytoinnissa mukana olevat esimiehet sekä yrityksen henkilöstöpalveluiden rekrytointitiimi. Tapauskohtaisesti rekrytoinnissa voidaan käyttää kolmansia osapuolia kuten rekrytointikonsultteja ja asiantuntija-arvioijia, jotka käsittelevät tietoja luottamuksellisesti ja kirjallisen toimeksiantosopimuksen perusteella.

    Tietoja ei luovuteta Tallink -konsernin ulkopuolelle, eikä hakijoiden tietoja siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

    Rekisterin teknisenä alustana toimii LAURA™-palvelu, jonka toimittaja LAURA Rekrytointi Oy vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä. LAURA Rekrytointi Oy on suomalainen palvelu, jonka sijaintipaikka on Suomi.

    LAURA™-palvelun tietojen käsittelyyn käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa. LAURA™- palvelussa olevaa tietoa ei käsitellä LAURA Rekrytointi Oy:n toimesta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Tietojen siirtoa voi kuitenkin tapahtua EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuva henkilö sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tietoturva on varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä.
  6. Rekisterin suojauksen periaatteet
    Rekrytointitietokannan käyttöoikeudet ovat ainoastaan Tallink Silja Oy:n rekrytointiin ja valintaan osallistuvilla työntekijöillä, joilla on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat suojattuun tietokantaan.

    Rekrytointijärjestelmäpalvelun tarjoaja (LAURA Rekrytointi Oy) vastaa rekisteriin (LAURA™-palvelu) tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta ja tietoturvasta.
  7. Rekisteröidyn oikeudet
    Pääsy tietoihin ja niiden korjaaminen tai poistaminen

    Tarkastusoikeus: Hakijan omasta pyynnöstä ilmoitamme, onko hallussamme hakijan henkilötietoja. Halutessasi käyttää tarkastusoikeuttasi, otathan yhteyttä rekry@tallinksilja.com .

    Jos henkilötietoihisi tulee muutoksia tai haluat poistaa hakemuksen tai korjata sen sisältämiä tietoja, voit korjata päivittää tai poistaa tietojasi luomasi hakemuksen asetuksista (jos hakemus on avoin hakemus tai hakuaika on vielä kesken) tai tehdä sen ottamalla yhteyttä osoitteeseen rekry@tallinksilja.com.
  8. Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka
    Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

    Palvelussa käytettäviä analytiikkatyökaluja (Google Analytics) käytetään palvelun käyttöä koskevien tilastojen ja analytiikan laatimiseksi ja palvelun kehittämiseksi LAURA Rekrytointi Oy:n toimesta.
  9. Evästeet
    LAURA™ -rekrytointijärjestelmän ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen. Evästeistä vastaa LAURA Rekrytointi Oy.